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Guía para Grupos de Trabajo de Voluntarios

Introducción

Un grupo de trabajo de voluntarios normalmente forma parte de una organización más grande, con el fin de alcanzar ciertos objetivos, a la vez que se trabaja de acuerdo con los principios de la organización. Para poder ser eficiente, el grupo debe contar con ciertos medios para garantizar que sus principios están salvaguardados y que sus objetivos serán alcanzados. Como mínimo, ciertas preguntas necesitan ser contestadas:

• ¿Quién puede participar?
• ¿Quién puede tomar decisiones?
• ¿Qué se espera de cada participante?
• ¿Qué ocurre si las tareas no sen concretan?

Si estas cuestiones no son clarificadas, a menudo ocurren problemas:

• Algunos miembros del grupo no trabajan, pero estorban el trabajo de otros bloqueando las decisiones.
• Alguien deja el grupo inesperadamente, y los otros deben hacer esfuerzos por encontrar un reemplazante.
• Algunas personas repetidamente asumen tareas que no pueden completar.

Un grupo de trabajo debe considerar también sus relaciones con el mundo exterior. ¿A quiénes afectará su trabajo, positiva o negativamente, y cómo los afectados pueden tener algo que decir con respecto a lo que el grupo hace? Si el trabajo del grupo depende del trabajo de otros grupos, o viceversa, ¿qué ocurrirá si no se satisfacen aquellas interdependencias?

Esta guía está pensada para proporcionar formas de tratar con estas cuestiones. Los grupos de trabajo pueden adaptar estas recomendaciones a sus propias necesidades.

Los estatutos escritos

Cada grupo de trabajo debería tener estatutos escritos que expliquen sus objetivos y principios. Los estatutos deben ser publicados, de preferencia en un sitio web.

Publicación

Publicar información significa hacerla públicamente accesible. Recomendamos publicar en Internet, sin embargo, otros medios de publicación pueden usarse.

Participación

Los voluntarios tienden a ser auto-elegidos, y son atraídos por tareas en las que son buenos. Los estatutos del grupo deberían dejar claro si se requieren habilidades especiales, y de ser así, si el grupo está preparado para entrenar a los recién llegados en dichas habilidades. En la mayoría de los casos, si los estatutos son poco específicos sobre los requerimientos de participación, es correcto permitir a cualquiera participar siempre y cuando esté de acuerdo con los estatutos, sin necesidad de poner filtros adicionales.

Trabajo de implementación

Trabajo que contribuye de una forma mensurable hacia la persecución de un objetivo que el grupo se ha propuesto. Es el trabajo que implica llevar a cabo un plan, no el trabajo que implica idear o acordar un plan. Incluye la preparación de documentos que son necesarios para comenzar o llevar adelante el trabajo de implementación.

Cualquiera que esté haciendo un trabajo de implementación en el grupo, o ha hecho tal trabajo en el pasado reciente (por ejemplo, en los últimos dos meses), puede participar en la toma de decisiones.

Por ejemplo, una discusión sobre cómo debiera lucir un puente no es trabajo de implementación. En cambio, si una persona ha mezclado concreto para el puente, esa persona ha hecho trabajo de implementación. Así mismo la persona que dibujó los planos. Hasta cierto punto, todos los que participaron en la discusión contribuyeron a los planos, pero no consideramos que esta contribución sea lo suficientemente significativa como para darle a esas personas el derecho de participar en la toma de decisiones. Además, encontramos que cuando la participación en una discusión se cuenta como suficiente justificación para tener derecho en la toma de decisiones, las personas que meramente participaron en la discusión, pero no hicieron otro trabajo, tienden a bloquear las decisiones o a retardarlas tanto que dejan de ser importantes, y obstaculizan el trabajo de otros. El concepto de trabajo de implementación fue introducido para evitar que esto ocurra.

Proyectos

En este documento, usaremos el término proyecto para referirnos a cualquier unidad de trabajo que es lo bastante significativa para el grupo como para tomar una decisión sobre ella. Un proyecto es formalmente iniciado con una propuesta. Ésta debe incluir lo siguiente:

Objetivos

Un breve resumen de lo que pretendes alcanzar. Éste debe incluir una descripción precisa de los resultados mensurables esperados, de modo que, cuando el proyecto, termine alguien fuera del grupo pueda determinar si alcanzaste tus objetivos.

Duración o Estimación

Cuánto tiempo piensas que tomará el proyecto. Dependiendo del proyecto, esto puede ser una fecha tope precisa o una estimación gruesa. Puedes escribir "en curso" si el proyecto consiste en tareas que son ejecutadas según se van necesitando, o en forma regular a lo largo de la vida del grupo.

Quién

Quién(es) hará(n) el trabajo. Ésta debería ser una lista con bastantes nombres como para hacer el proyecto viable, incluyendo como mínimo al autor de la propuesta. Si la propuesta es aceptada por el grupo, aquellos en la lista son considerados como comprometidos a completar el proyecto. A menos que se indique lo contrario, se entiende que otros pueden unirse si lo desean.

Período de aviso

Con cuánta antelación tienen que dar aviso los participantes si quieren dejar de trabajar en el proyecto

Las propuestas deben ser publicadas. Recomendamos para esto usar una lista de correo. Luego, aquellos que realizan trabajo de implementación toman una decisión. Las decisiones deben ser tomadas por consenso, como se describe en la Guía para Toma de Decisiones por Consenso, mientras esto sea práctico. El grupo debería publicar resúmenes de sus discusiones y de las decisiones resultantes, explicando por qué cada decisión fue tomada, cuáles alternativas fueron consideradas y por qué éstas fueron rechazadas.

Cambios inesperados

Si pareciera que el trabajo tomará más tiempo del esperado, o si necesitas apartarte del proyecto, o suspenderlo indefinidamente, es importante informar al resto del grupo, antes de que el tiempo estimado haya transcurrido. Si vas a continuar trabajando en el proyecto, se necesita una nueva estimación. Pueden haber otros que quieran ayudar o hacerse cargo del proyecto, pero no lo harán si asumen que alguien se está haciendo cargo de él. Otros proyectos, de los cuales puedes no estar al tanto, pueden depender de la finalización de tu proyecto. Informar a los otros de una demora o cancelación permite a aquellos proyectos ajustarse y considerar otras opciones.

Si uno o más miembros de un grupo repetidamente faltan a sus compromisos, otros en el grupo deberían considerar señalarles esto y pedirles por favor sean más cuidadosos con lo que se comprometen. Sin embargo, esto con frecuencia es una señal de que un proyecto necesita ser replanteado. Por ejemplo, quizá hay otras personas a las que les gustaría participar pero la forma en que está organizado el trabajo les dificulta hacerlo.

Exclusión

Bajo ciertas condiciones, las cuales deberían estar definidas en los estatutos del grupo, el grupo puede decidir excluir a aquella persona del grupo de trabajo. Por ejemplo, los estatutos podrían decir que la exclusión es una opción viable si alguien falta a más de dos compromisos seguidos. En cualquier caso, si alguien es excluido de un grupo de trabajo, su participación en otros grupos de trabajo no se ve afectada.

Confianza

Ciertas decisiones importantes necesitan ser tomadas rápidamente y a menudo. El proceso de toma de decisiones de un grupo puede considerarse demasiado obstructivo en aquellos casos. El grupo puede por lo tanto especificar ciertas clases de decisiones que puedan ser tomadas sin propuestas de por medio, sobre la base de la confianza. Los beneficios de esta Guía pueden conservarse aun en estos casos. Si se deposita la confianza para tomar ciertas decisiones regularmente en uno o más individuos, esa responsabilidad puede ser considerada un proyecto hacia el cual ellos hacen un compromiso por un período de tiempo escribiendo una propuesta como se describe más arriba. El grupo puede usar el mismo proceso para decidir si confiar en otro grupo para un propósito particular.

Para poder mantener la transparencia y la responsabilidad, las decisiones basadas en la confianza también deberían publicarse siempre que sea posible. Una forma simple de hacer esto es tener una bitácora web (o weblog ) y publicar en ella periódicamente.

Trabajo de coordinación

En cada grupo, necesitará hacerse algún trabajo de coordinación:

• Mantener listas de prioridades.
• Mantener un registro de quién está trabajando en qué.
• Escribir resúmenes periódicos (por ej., cada uno o dos meses) de lo que se ha hecho.

Esta información debe ser publicada. Recomendamos usar un sitio web que todos los miembros del grupo puedan actualizar.

Es posible que un coordinador voluntario haga todo este trabajo de coordinación, al menos por un tiempo limitado. Sin embargo, esto puede terminar cargando demasiado trabajo en sola una persona. Muchas veces es más fácil, y más eficiente, que cada miembro del grupo realice algunas tareas de coordinación de vez en cuando, según la necesidad lo requiera. Recomendamos que los grupos nuevos intenten este enfoque. Si las tareas de coordinación simplemente no se están cumpliendo, el grupo puede crear una función para un coordinador designado o grupo de coordinadores. Ya que ésta es probablemente una función exigente, ninguna persona o grupo debería detentarla por más de un año, y son preferibles períodos más cortos.

Interdependencias

Luego de su formación, y de vez en cuando más adelante, el grupo debería examinar sus interdependencias con las personas y grupos externos a él. ¿A quién(es) afecta el trabajo del grupo? Si el grupo fracasa en lo que se ha propuesto, ¿quién(es) se vería(n) afectado(s) en forma adversa o dañado(s) inadvertidamente? ¿De qué depende el trabajo del grupo? Claramente, una lista exhaustiva es imposible. Sin embargo, puedes identificar las interdependencias clave usando el siguiente enfoque:

Considera las entradas y las salidas de tu trabajo. ¿Qué materiales, información u otros recursos requiere tu trabajo? ¿Qué se produce como resultado de tu trabajo?

Salidas

Claramente, alguien está destinado a beneficiarse de lo que produces. Hay varias cosas que pueden salir mal con relación a los supuestos beneficiarios:

• Puedes establecer objetivos que realmente no beneficiarán a las personas que planeas beneficiar, es decir, resolver el problema incorrecto.
• Puedes fracasar en el logro de tus objetivos.
• Tu trabajo resulta ser exitoso, las personas se vuelven dependientes de él, y luego desapareces, dejándolos a su suerte.

Para garantizar que estás estableciendo objetivos apropiados, puedes consultar regularmente a aquellos que serán beneficiados, o permitirles participar (a ellos, a sus delegados o a una muestra aleatoria de ellos) en tu toma de decisiones.

No puedes garantizar que tu grupo alcanzará sus objetivos, o que tendrá larga vida, pero puedes hacérsela más fácil a tu beneficiario para hacer frente con el fracaso de tu trabajo, o la desaparición de tu grupo. Mantenerlos al tanto de tu progreso les permite tomar decisiones informadas acerca de volverse dependiente de ti. Otras estrategias son específicas para ciertos tipos de trabajo. Por ejemplo, usar materiales comúnmente disponibles hará más fácil para tu grupo ser reemplazado si es necesario. En todo caso, lo primero es hablar con las personas que serán beneficiadas, y averiguar qué riesgos les conciernen.

Algunas de tus salidas pueden tener efectos no esperados. El caso clásico es el de la fábrica farmacéutica que desarrolla una droga muy necesitada, pero descarga deshechos tóxicos en el abastecimiento de agua. Otro ejemplo sería un evento político que lleva a las personas a la vecindad más cercana porque arruinaría el propio vecindario. Puede ser útil listar tus salidas y considerar qué efectos podría tener cada una de ellas.

Entradas

En el caso de tus entradas, muchas veces tú eres el beneficiario previsto del trabajo hecho por otros grupos, y las mismas consideraciones aplican. Por supuesto, ayudará si aquellos otros grupos son Organizaciones Abiertas. En otros casos, estás usando un bien público, tal como un recurso natural o un espacio público. Entonces la pregunta es si acaso el uso que haces de aquel bien obstaculizará a otros su uso. Hay una forma de saberlo: pregúntales. A la inversa, tú podrías también considerar lo que podría ocurrir si ese bien público desapareciera y lo que podrías hacer para prevenir eso.

Supervisar tus interdependencias, y actuar para mantenerlas en buen estado, podría ser uno de los proyectos de tu grupo. En general, la forma más fácil de hacer esto es que tú mismo supervises tus entradas (por ej., revisándolas periódicamente), y dejar que tus salidas sean supervisadas por aquellos que posiblemente sean afectados por ellas. Publicando resúmenes de tu trabajo y de tu proceso de toma de decisiones (incluyendo todas las propuestas, y las razones para su aceptación o rechazo), logras que otras puedan supervisar lo que estás haciendo. Deberías también, si es posible, publicar registros más detallados de tus discusiones. Una forma fácil de hacer esto es usar una lista de correo públicamente archivada en Internet. Delegados o voluntarios, representando a las personas afectadas de diversas maneras por tu trabajo, podrían suscribirse a tu lista de correo, sólo para poder alertarte de posibles consecuencias imprevistas de tus proyectos. Si tu trabajo implica un riesgo significativo para otros, deberías también considerar incluirlos en tu proceso de tomas de decisiones.

Documento original

Esta versión se basa en la revisión 1.16 del original en inglés: Guidelines for Volunteer Working Groups

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Este trabajo está licenciado bajo una Licencia Creative Commons.

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